Kundenservice – Customer Care Center – Hotline – Support

Wir kümmern uns um Ihre Anrufer…

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Sind Sie zu beschäftigt, um ständig ans Telefon zu gehen? Sind Sie häufig im Außendienst, auf Montage oder im Kundengespräch und wünschen sich eine Sekretärin, die Ihre Anrufe entgegen nimmt? Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und leiten Sie Ihre Anrufe einfach an unseren Telefonservice weiter.

Selbst das tollste Produkt oder die beste Dienstleistung lebt nur von seinen Kunden. Genauer gesagt: von zufriedenen Kunden.
Deshalb ist es für jedes Unternehmen äußerst wichtig dafür zu sorgen, dass Kunden sich dort gut betreut und beraten fühlen. Ein freundlicher und professioneller Telefonservice ist hier eines der besten und erfolgsversprechenden Kommunikationsmittel, weil die persönliche Beratung nach wie vor von Kunden sehr geschätzt wird.

Vorteile im Überblick:

  • Sie sind immer erreichbar
  • Geringe Fixkosten
  • Entlastung und Stressabbau
  • Keine überlasteten Telefonleitungen
  • Volle Flexibilität
  • Internationale Möglichkeiten
  • Persönlich, sympathisch, kompetent

Erreichbarkeit: Immer erreichbar und keinen potentiellen Auftrag mehr verpassen.

Eine statistische Studie ergab, dass 59% der Anrufer nie auf eine Mailbox/Anrufbeantworter sprechen und 68% der Anrufer die einen Anbieter kontaktieren wollen, sofort den nächsten Konkurrent anrufen, wenn sie beim ersten Anrufversuch niemanden erreichen.

Stoßzeiten und Anrufpeaks sind kein Thema mehr, wir nehmen jeden Tag tausende von Anrufen für unsere zufriedenen Kunden entgegen.

Unterwegs beim Kunden, Projekt, Montage – Ihr Unternehmen ist immer erreichbar.

Mit dem OpenCall Service Telefon sind Sie auf Wunsch rund um die Uhr, an 24 Stunden und 365 Tagen im Jahr erreichbar.

Ruhe und Konzentration

Wir halten Ihnen den Rücken frei, damit Sie in Ruhe arbeiten können. So haben Sie Zeit, sich auf die wichtigen Dinge und auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Entlastung in den Randzeiten – genießen Sie Ihre Mittagspause und den Feierabend.

Kosten senken – geringe Fixkosten

Senken bzw. halten Sie mit unserem Telefonservice Ihre Fixkosten und den bürokratischen Aufwand niedrig.

Der Fixkostenanteil beträgt nur einen Bruchteil im Vergleich zur Einstellung eigenen Personals an die Dynamik Ihrer geschäftlichen Entwicklung gekoppelt.

Keine Bürokratie

Sie werden entlastet von Themen wie:

  • Lohnabrechnungen
  • Urlaubs-, Krankheits- und Schwangerschaftsvertretung
  • Gesetzliche Regelungen wie bspw. Kündigungsschutz
  • Statistische Pflichten wie bspw. Schwerbehindertenmeldungen
  • uvm.
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Details:

Servicezeiten

Unsere Standardservicezeiten sind:

Mo-Sa von 07:00 Uhr bis 22:00 Uhr

(nicht an bundeseinheitlichen Feiertagen, diese sind den Sonntagen gleichzusetzen)

Bei Buchung unseres 24 Stunden-Services:

Mo-So von 00:00 Uhr bis 24:00 Uhr

Rufweiterleitung an den OpenCall Telefonservice

Richten Sie an Ihrem Telefon oder Telefonanlage einfach eine Rufumleitung auf die Ihnen bekannt gegebenen Durchwahl-Rufnummern ein. Ihr Service-Telefon ist sofort einsatzbereit und eine freundliche Mitarbeiterin übernimmt die Anrufe nach Ihren Vorgaben.

Sie können die Rufumleitung auch anhand von Kriterien in Ihrer Telefonanlage/Router/Handy usw. frei definieren.

Dies sind z.B.:

  • Immer
  • Nach dem 4 Läuten, oder 3 Läuten oder frei definierbare Anzahl
  • Bei Besetzt

Unser technischer Kundendienst hilft Ihnen gerne bei der Einrichtung Ihrer Rufumleitung. Kontaktieren Sie uns einfach auf der technischen Support-Hotline:

+49 (0) 731 / 55 05 62 10

oder unter der Email:
info@service-telefon.com

Sekretariats-Service / Vorzimmer-Service:

Anrufweiterleitung / VIP-Anrufer

Für Sie wichtige Personen sollten auch dementsprechend behandelt werden.

Definieren Sie, welche Anrufe bzw. Telefonnummern der Anrufer wie bearbeitet werden sollen. Wer soll immer zu Ihnen durchgestellt werden und wer beispielsweise immer auf Ihr Handy oder an Ihren Assistenten.

Sie bestimmen: wer ist VIP und das Handling, die Anrufweiterleitung oder die Durchstellung.​

Abfrage von Daten und Informationserfassung

Wir erfassen nicht nur die Rufnummer, den Name des Anrufers und Anrufgrund, sondern sämtliche Informationen, die Sie wünschen.

Diese kann selbstverständlich je nach Vorgang variieren, d.h. zum Beispiel:

  • allgemein, z.B. die Kundennummer
  • bei Fragen zur Bestellung: das Bestelldatum und die Artikelnummer
  • bei Rechnungsreklamationen: die Rechnungsnummer
  • für Anwälte: das Aktenzeichen
  • uvm.

Unsere datenbankbasierte Software speichert selbstverständlich die Kontaktdaten Ihres Kunden, so dass sich unsere Sekretärin beim nächsten Anruf beispielsweise den Namen nicht noch einmal buchstabieren lassen muss.​

Anrufinformationen und Gesprächsinhalte weiterleiten

Sie definieren wie Sie die Informationen über Ihren Anrufe erhalten möchten.

D.h. per Mail, SMS oder Fax

Selbstverständlich können wir die Informationen auch gesteuert nach Anrufgrund an verschiedene Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen weiterleiten.

Oder sollen wir Sie einfach telefonisch über den Anruf informieren?

Wir können, wie ein Sekretariat vor Ort, den Anrufer in die Warteschleife legen und bei Ihnen nachfragen, ob Sie den Anruf entgegen nehmen möchten.​

Auskunftserteilung

Definierte Auskünfte erteilen:

Unsere Mitarbeiter im Telefonservice wissen, wie eine gute Sekretärin, über alle grundlegenden Informationen Ihres Unternehmens Bescheid. Sie können sämtliche Informationen, die Sie bei uns hinterlegt haben, dem Anrufer vermitteln. Dies können bspw. sein:

  • Servicezeiten bestimmter Abteilungen
  • Wegbeschreibungen
  • Ansprechpartner und deren Vertretungen

Terminvereinbarungen

Unser Telefonservice umfasst auch, dass wir für Sie mit dem Anrufer Termine in einem gemeinsamen Web-Kalender vereinbaren.

Versand / Spezielle Abläufe und Prozesse

Der Versand von bestimmten Materialien/Dokumenten kann über den Wunsch des Kunden gesteuert werden oder sich aus Gesprächsinhalten ergeben.

Die kompetenten Damen und Herren unseres Service-Telefons leiten die richtigen Unterlagen an den Anrufer weiter.

Beispiele hierfür sind: der Versand von Standardunterlagen nach definierten Kriterien wie Kunden, Produkten usw. (Flyer, Preislisten, etc.)

aber auch konkret aufgrund von Anfragen:

  • Preisanfrage => Versand von Preisliste an den Kunden
  • Produktanfrage => Versand von Flyern​
  • usw.

Spezieller logistischer Versand

Da OpenCall für seine Kunden Webshops einschließlich der Logistik betreibt und somit über ein eigenes Logistikzentrum verfügt, kann der Versand auch auf beliebige Artikel, einschließlich Lieferscheinschreibung und Rechnungsstellung, ausgedehnt werden.

Auf der nächsten Seite können Sie im Detail nachlesen, wie der Telefonservice funktioniert.